仕事に差がつく!わたしたちの「メモ術」3つのルール

コラム

目次

1.  人と差がつくメモ術〜3つのルール〜

2.  メモを取ることのメリット

3.  おすすめのメモ帳・ペン3選

4.  ワンランク上のメモ術を身につけよう


メモを取ることにばかり夢中になって内容を把握していなかったり、あとで読み返したときに意味がわからなかったりしたことはありませんか?せっかくメモをしたのに、意味のないものになってしまったら悲しいですよね。

しかし、少し工夫をしてメモを取ることで、わかりやすく効率的に内容を頭に入れることができるんです。この記事では、そんな「メモ術」のポイントをメご紹介します。打ち合わせや会議、タスク管理などのさまざまなシーンで役立てみてくださいね。

人と差がつくメモ術〜3つのルール〜

なんとなくメモを走り書きするのと、よく考えてメモを取るのとでは、メモから得られる情報量や活用の幅が違います。仕事ができると言われる人は、必ずと言っていいくらいメモの取り方が上手です。

「メモ術」のポイントをおさえれば、必要な情報を取捨選択する判断力、書いた内容を元に情報を膨らませる分析力を身につけることができます。メモ術といってもそんなに難しいルールではなく、誰でもすぐに実践できるものばかり。

最初のころに意識してメモを取るうちに自然と身についていくので、まずはぜひ以下のポイントをチェックしてみてくださいね。。

1.   記号を有効活用する

メモを取る際に記号を使うと、あとで読み返したときに記号が使われている内容がどれほどの重要度でどんな内容かがいち早くわかります。

一般的によく使用される記号は、「◯」や「→」などです。「◯」は、大切だと感じるポイントにのみ使いましょう。

あとで読み返したときに、内容を膨らませることができると感じる部分を、メモを取りながら選ぶのがポイントです。調べる必要のあることや人の意見など、重要度の高い部分を選別してください。

「→」は、メモした内容を整理する役割があります。読み返す際に書いた順序を覚えていないと、たくさんの情報をどの順番で読み進めていいかわからないことも。

「→」を使えば情報を繋げられるので、そのときに感じたこと・疑問・理由がわかります。

2.   自分が読めればOK

メモは、自分しか読みません。あとで共有する情報であっても、メモを見せるわけではないので、自分が読めて内容を理解できればそれでOK。綺麗な字で書くと読みやすいですが、大事なのは内容を聞き落とさないこと。

だから、字の綺麗さはあくまでも”読める程度”でいいんです。クライアントや上司の発言でも特に敬称をつける必要はありません。

目的は、あとでメモの内容を思い出し情報として活かすことなので、一つのトピックに関するさまざまな情報を混同しないよう、書く欄を分けておくと読み返す際に楽です。

3.   すぐに読み返す

メモを取ったら記憶が新しいうちに読み返すと、より正確に情報を思い出すことができます。思い出せるうちに書き出した情報を整理すると、漏れがありません。

思い出せるけど書ききれなかったことや所感などを付け加えるとなおよいですね。限られた時間や環境の中で書いたメモから、より具体的な情報を思い出せるよう、あまり時間を空けずに内容を微調整しましょう。

こうすることで情報が不足しているところに早めに気づくこともできるので、質問したり調べたりと必要な不足部分を補うのにも役立ちます。

メモを取ることのメリット

メモを取るとどんなメリットがあるかご存知でしょうか。特に意識せずにメモを取っている方もいらっしゃるかもしれませんが、メモを取ることのメリットを知ることで、より効果を実感していきましょう!

1.   情報を思い出せる

打ち合わせや会議での情報を記録することで、情報をより正確に思い出すことができます。人の記憶は、時間が経てば経つほど薄れてしまうもので。

メモを取っておけば、情報を記録できるので読み返したときに内容を思い出しやすくなります。また、自分で手を動かすと深く記憶に残りやすいので内容を忘れにくく、しっかりと頭に入ってきます。

2. 聞く姿勢を伝えられる

メモを取ることで、相手に「あなたの話を聞きたいです」という聞く姿勢を相手に伝えることができます。メモを取る姿は、話の内容に関心があるのだと相手に信頼感を与えてくれるもの。

話を聞く姿勢は、仕事においてとても重要なので、真剣に話を聞きたいときこそ、メモを取って相手に誠意を伝えていきましょう。

3. 情報からアイデアが生まれる

メモを取り情報を記録すると、その内容を整理したものからまた新たなアイデアが生まれることも。記録してあった所感や疑問から派生して新たな課題を見つけるなど、どんどん膨らませることができます。

このように、メモはアイデアの宝庫でもあります。日常の何気ないこともメモする習慣をつけると、読み返したときに、仕事やライフスタイルのヒントを見つけられるかもしれません。

4. スキルが身につく

メモを取ることで、情報の中から書き留める内容を瞬時に判断できるようになります。情報を全て書いているほどの時間はないと思いますし、読み返したときにわかりにくくなってしまいます。

ビジネスにおいて、必要な情報を取捨選択する判断力はとても重要です。また、必要な情報を選択して書き出したものから、要点を簡潔にわかりやすくまとめる作業を繰り返すことで文章力が身につきます。

メモの内容を情報として活かせるよう、文章を組み立てましょう。必要な情報を取捨選択する判断力、要点をわかりやすくまとめる文章力が身につきます。

おすすめのメモ帳・ペン3選

メモを取ることは日常的なことですが、アイテムにこだわることでマンネリ化を打破できます。自分に合うお気に入りアイテムを使えば、メモを取るモチベーションも上がりますよね。

ということで!気分を上げてくれるおすすめのメモ帳とペンをご紹介いたします。

マークス EDiT アイデア用ノート

シンプルなデザインと綺麗なカラーが素敵なこちらのノートは、ドットの罫線になっていてデザインやレイアウト、表やチャートも描きやすいです。アイデアを図式化するクリエイティブな作業をするときに役立ちそうですね。

サイズもH185×W249と、余裕のあるサイズ感でアイデアを広いスペースに書けるので、見やすく作業効率も上がります。

ロディア ブロックロディア No.11 方眼罫

紙の質が高く、書き味がなめらか。台紙がしっかりしているので立ってメモを取る際も安定した筆記が可能です。表紙は撥水性があるので、汗や水にも強く大切な情報を守ることができ、リピーターが多い人気アイテムです。

持ち運びしやすいサイズ感でポケットにも入れやすく、ミシン目が入っているので綺麗に切れるのもポイント。また、目を引く鮮やかでおしゃれなデザイン性と機能性を兼ね備えた、ビジネスウーマンにおすすめのメモ帳です。

パイロット フリクションボールノック

メモを取る際に、間違った箇所を斜線を引いて消していると書くスペースがなくなってしまうこともあるかもしれません。その点、しっかり書けるのにきれいに消せるフリクションペンは、とても便利です。

付属のゴムで擦る摩擦によって文字が消えるので、消しゴムのカスも出ません。グリップは握りやすい設計で書き味もなめらかです。インクの色や芯の太さのバリエーションも多いので、お気に入りを何本か揃えたくなります。

ワンランク上のメモ術を身につけよう

デジタルのメモ帳ツールは利便性が高いですが、紙のメモ帳も上手に活用すればとても便利です。普段、特に意識してメモを取っていなかった方も、ぜひこれからメモ術に挑戦してみてください。

メモ術を身につければ、アイデアが思い浮かびやすくなったり、作業効率が上がり仕事が早くなったりするかもしれません。アレンジしながら、自分に合ったメモの取り方や活用方法を見つけてみてくださいね。

【執筆】

鈴木実香里(Suzuki Mikari)
新卒で金融関係のベンチャー企業に入社後、営業職として勤務。
結婚・出産を経て現在は、ライターとして活動しています。
女性の生き方の多様化に関心があり、“自分らしく生きていきたい女性”に寄り添う文章を届けたいです。
http://suzuki-mikari.tokyo

Instagram:@mikari_0104

 

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